English | Spanish | Hmong

Explicación:

A la agricultura se le ve ampliamente como un “estilo de vida” más que como un negocio. Se requieren registros tanto financieros como de producción para suministrar información que necesita el agricultor para tomar decisiones vitales de control de riesgos. Los agricultores necesitan mantener registros para buscar estrategias eficaces de control de riesgos, que mejorarán la rentabilidad de su negocio en el largo plazo. El mantenimiento de registros comienza con la recopilación y la organización de la producción del negocio de la granja (física) y la información financiera (ingresos/gastos).

Categorías

Producción (física):

• Ganado: identificación; pesos, fechas de nacimiento, taza de embarazos, tasa de generación de crías, tasa de pérdidas por muerte, peso promedio en el destete, ganancia diaria promedio.
• Cultivo: rendimientos, entradas (fertilizante, semilla), aplicación de pesticidas, riego, fechas de plantación y de cosecha.
• Mano de obra: pagada y no pagada.
• Clima: precipitaciones, viento, tormentas (granizo, nieve).

Financieros:

• recibos de ingresos y gastos
• facturas, cheques, estados bancarios

Métodos

Puede ser necesario proporcionar registros a dependencias de gobierno, prestadores, compañías de seguros, prácticas de manejo seguro, producción orgánica, etc. Una de las decisiones más importantes es decidir cómo llevar seguimiento de sus registros de producción y financieros.

• Papel: método de la “caja de zapatos”, papel y bolígrafo o libreta, libro mayor específico para la producción y/o registros financieros. Este método requiere más tiempo con posibles errores, pero es favorable para los agricultores que no estén familiarizados con las computadoras. Hay costos menores asociados con este método.
• Electrónico – hoja de cálculo (Microsoft Excel®, Google Sheets, etc.), paquete de software (AAIMS, CenterPoint, Farm Biz, QuickBooks®, Quicken®, PCMars, Ultra Farm Accounting, etc.). El programa puede completar los cálculos; sin embargo, el agricultor debe tener un conocimiento básico de las computadoras, tiempo para aprender el software, diseñar el formulario e ingresar los recibos correctamente. Puede haber costos variables relacionados con un método electrónico.
• Subcontratación: contratar a un profesional para llevar los registros. Se esperan costos mayores asociados con este método.

Resumen:

¡Lo mejor es mantener simple el mantenimiento de registros!  No existe un sistema “mejor” para mantener registros para todas las situaciones.  Si el método de mantener registros es demasiado complicado, el agricultor puede tener más posibilidades de cometer errores o evitar mantener registros. Los registros deben suministrar información esencial de manera oportuna. Es necesario recopilar los registros tanto financieros como de producción y organizarlos para generar informes administrativos para la toma de decisiones del negocio de la granja.

Collecting and Organizing Records (Recopilación y organización de registros) (2021), redactado por Jenny Vanderlin, UW Center for Dairy Profitability y Katie Wantoch, UW-Madison, Division of Extension; revisado por Kevin Bernhardt, UW Center for Dairy Profitability/UW-Platteville.

Este material se basa en un trabajo respaldado por USDA/NIFA con el número de subvención 2018-70027-28586.